Manajemen Penggunaan Ruang Rapat untuk Pertemuan dengan Pihak Eksternal
SOP Manajemen Penggunaan Ruang Rapat untuk Pertemuan Tim BPS Aceh dengan Pihak Eksternal
1. Penentuan Ruang Rapat
a. Tim BPS Aceh menentukan ruang rapat yang akan digunakan sesuai dengan kebutuhan dan kapasitas peserta dengan menimbang ketersediaan ruangan di aplikasi SIPADU.
b. Tim BPS Aceh membuat reservasi ruang rapat pada aplikasi SIPADU.
2. Persiapan Ruang Rapat
a. Tim BPS Aceh mengecek dan memastikan bahwa ruang rapat sudah siap digunakan, termasuk meja kursi, sound system, dan alat presentasi.
b. Tim BPS Aceh menyiapkan konsumsi seperti air mineral, teh/kopi, dan makanan kecil untuk peserta pertemuan melalui kerjasama dengan tim perencanaan anggaran dan tim PBJ.
3. Persiapan Peserta
a. Tim BPS Aceh mengirim undangan pertemuan kepada pihak eksternal yang akan diundang.
b. Tim BPS Aceh mengonfirmasi kehadiran peserta dan memastikan jumlah peserta yang hadir sesuai dengan kapasitas ruang rapat yang telah disediakan.
c. Tim BPS Aceh memberikan informasi kepada peserta mengenai lokasi, waktu, dan agenda pertemuan.
4. Pelaksanaan Pertemuan
a. Tim BPS Aceh mempersiapkan jadwal pertemuan, termasuk agenda dan waktu yang telah disepakati bersama pihak eksternal.
b. Tim BPS Aceh menyambut kedatangan peserta dan memperkenalkan ruangan dan pernak pernik kantor serta memperkenalkan pihak-pihak yang hadir.
c. Kepala BPS Aceh dan atau yang mewakili memimpin jalannya pertemuan, termasuk presentasi, diskusi, dan tanya jawab.
d. Tim BPS Aceh menjaga ketertiban dan kelancaran jalannya pertemuan.
5. Penutup Pertemuan
a. Tim BPS Aceh memberikan kesempatan bagi peserta untuk memberikan feedback mengenai jalannya pertemuan.
b. Tim BPS Aceh memberikan informasi kepada peserta mengenai tindak lanjut dari hasil pertemuan, termasuk keputusan-keputusan yang telah diambil.
c. Tim BPS Aceh memimpin agenda foto bersama di spot yang fotogenik dan menarik.
d. Tim BPS Aceh membersihkan dan merapikan ruang rapat setelah pertemuan selesai dengan kerjasama bersama tim CS.
6. Kegiatan Tambahan
a. Jika ada kesempatan, Tim BPS Aceh dapat mengadakan kegiatan tambahan seperti kunjungan lapangan atau kunjungan ke tempat wisata terdekat untuk memperkenalkan Kabupaten Kota tersebut kepada pihak eksternal. Namun, kegiatan tambahan tersebut harus dijadwalkan secara terpisah dan tidak mengganggu jalannya pertemuan.